Registres obligatoires dans l'entreprise

Le registre unique du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise.

Il doit notamment comporter des mentions obligatoires concernant l’identification des salariés, des stagiaires et des personnes volontaires en service civique, les dates d’entrée et de départ.

Un registre du personnel doit être ouvert <span class="miseenevidence">dès l'embauche du 1<Exposant>er</Exposant> salarié</span>.

Aucune forme spécifique n'est imposée, mais <span class="miseenevidence">certaines mentions sont obligatoires</span>.

Ce registre peut être sur support numérique après consultation du comité social et économique (CSE).

Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail et des membres du CSE.

Que contient le registre unique du personnel ?

Les informations à préciser sur le registre unique du personnel diffèrent selon qu'il s'agit d'un salarié, d'un stagiaire ou d'un volontaire en service civique.

Les mentions obligatoires concernant les salariés sont les suivantes :

• Nom et prénoms
• Nationalité
• Date de naissance
• Sexe
• Emploi
• Qualification
• Dates d'entrée et de sortie de l'établissement
• Lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou sinon date de la demande d'autorisation
• Pour les travailleurs étrangers pour lesquels un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée est requis, type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail
• Pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, mention « contrat à durée déterminée »
• Pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire », nom et adresse de l'entreprise de travail temporaire
• Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs », dénomination et adresse de ce dernier
• Pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel »
• Pour les jeunes travailleurs en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».

Les stagiaires doivent être mentionnés <span class="miseenevidence">dans une partie spécifique</span> de ce registre.

Les mentions obligatoires concernant les stagiaires sont les suivantes :

• Nom et prénoms
• Dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage
• Nom et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire.

Les volontaires en service civique doivent être mentionnés <span class="miseenevidence">dans une partie spécifique</span> de ce registre.

Les mentions obligatoires concernant les volontaires en service civique sont les suivantes :

• Nom
• Prénoms.

Quels documents sont annexés au registre unique du personnel ?

Pour les salariés détachés par une entreprise étrangère, la déclaration de détachement doit être annexée au registre de l'entreprise qui accueille les salariés détachés.

Une copie des titres autorisant l'exercice d'une activité salariée des travailleurs étrangers est annexée au registre.

Elle est tenue à la disposition et rendue accessible à l'inspection du travail, aux membres du <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R51167">CSE</a> ainsi qu'aux agents de contrôle des <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R44849">Urssaf</a>.

Elle est tenue à leur disposition soit dans l'établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l'établissement pour ceux des travailleurs étrangers qui y travaillent.

Quelles sont les sanctions en l'absence de registre unique du personnel ?

L'absence de registre, l'absence de mise à jour ou l'oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu'à <span class="valeur">750 €</span> d'amende par salarié concerné.

Le <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=F35360">DUERP</a> permet d’identifier, d’évaluer et de prévenir les risques professionnels dans une entreprise.

L'employeur doit établir un DUERP.

Le DUERP est tenu, notamment, à la disposition des membres du <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R51167">CSE</a> et de l'inspection du travail.

Quel est le contenu du DUERP ?

Ce document répertorie l'ensemble des <span class="miseenevidence">risques professionnels</span> auxquels sont exposés les travailleurs de l'entreprise.

Les résultats de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des salariés doivent être listés et mis à jour dans ce document.

Quelles sont les sanctions en l'absence de DUERP ou de sa mise à jour ?

L'employeur, s'il n'inscrit pas les risques professionnels de l'entreprise dans le <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R56895">DUERP</a> ou sa mise à jour, s'expose à l'amende prévue pour les contraventions de 5<Exposant>e</Exposant> classe :

• Pour une <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R60417">personne physique</a>, jusqu'à <span class="valeur">1 500 €</span> (pouvant aller jusqu'à <span class="valeur">3 000 €</span> en cas de récidive)
• Pour une <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R40703">personne morale</a>, jusqu'à <span class="valeur">7 500 €</span> (pouvant aller jusqu'à <span class="valeur">15 000</span>  en cas de récidive).

L'employeur qui ne met pas le DUERP à la disposition du <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R51167">CSE</a> commet un <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R37571">délit d'entrave</a>. La peine peut aller jusqu'à 1 an d'emprisonnement et <span class="valeur">7 500 €</span> d'amende.

Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement permet aux salariés de signaler tout risque grave pour la santé publique ou l’environnement lié à l’activité de l’entreprise.

C'est un registre spécial dont les pages sont numérotées. Il est tenu, sous la responsabilité de l'employeur, à la disposition des membres de la délégation du personnel au <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R51167">CSE</a> .

L'alerte est consignée par écrit. Elle doit être datée et signée.

Qui peut renseigner le registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement ?

Les personnes suivantes peuvent donner l'alerte :

• <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=F33779">Représentant du personnel au CSE</a>, qui constate directement ou indirectement qu'il existe un risque grave pour la santé publique ou l'environnement
• <span class="miseenevidence">Salarié </span>qui estime que l'entreprise utilise des produits qui présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement.

La situation doit être examinée avec le représentant du personnel qui a transmis l'alerte. Le salarié doit être informé des suites que l'employeur entend donner à cette alerte.

Quel est le contenu du registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement ?

Les informations suivantes doivent être inscrites :

• Produits ou procédés de fabrication utilisés ou mis en œuvre par l'établissement dont le travailleur estime de bonne foi qu'ils présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement
• Conséquences potentielles pour la santé publique ou l'environnement
• Toute autre information utile à l'appréciation de l'alerte consignée.

Quelles sont les sanctions en l'absence de registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement ?

L'absence de registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement peut être sanctionnée d'une amende de <span class="valeur">10 000 €</span> .

La récidive est punie d'un emprisonnement d’1 an et d'une amende de <span class="valeur">30 000 €</span>. L'amende s'applique pour chaque salarié concerné.

Le registre des questions du CSE sert à consigner toutes les questions posées par les élus du CSE à l’employeur, ainsi que les réponses écrites et motivées de celui‑ci.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés où est mis en place un CSE, un registre est obligatoire.

Il est tenu à la disposition des salariés, de l'inspection du travail et des membres de la délégation du personnel au CSE.

Quel est le contenu du registre des questions du CSE ?

Ce registre contient les<span class="miseenevidence"> demandes écrites</span> des membres de la délégation du personnel au CSE et les <span class="miseenevidence">réponses argumentées</span> de l'employeur.

Quelles sont les sanctions en cas d'absence du registre des questions du CSE ?

L'absence de registre constitue un <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R37571">délit d'entrave</a> au fonctionnement du CSE. Cela peut être sanctionné d'une amende de <span class="valeur">7 500 €</span>.

Le registre des dangers graves et imminents indique les alertes déclenchées. Elles peuvent être indiquées par un salarié ou un membre du <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R51167">CSE</a> qui constate une situation présentant un risque sérieux et immédiat pour la santé ou la vie des travailleurs.

Le CSE indique sur un registre spécial tout <span class="miseenevidence"><a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=F33779">danger grave et imminent</a></span>.

Les pages de ce registre sont numérotées et authentifiées par le tampon du CSE.

Ce registre est tenu, sous la responsabilité de l'employeur, à la disposition des membres du CSE.

Quel est le contenu du registre des dangers graves et imminents ?

Le CSE indique sur le registre les informations suivantes :

• Poste de travail concerné par la cause du danger constaté
• Nature du danger constaté
• Nom des travailleurs exposés.

Quelles sont les sanctions en l'absence de registre des dangers graves et imminents ?

L'absence de registre des dangers grave et imminents peut être sanctionnée d'une amende de <span class="valeur">10 000 €</span>.

La récidive est punie d'un emprisonnement d'1 an et d'une amende de <span class="valeur">30 000 €</span>. L'amende s'applique pour chaque salarié concerné.

Lorsque l'ensemble des salariés de l'entreprise ne bénéficie pas du même jour de <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=F2327">repos hebdomadaire</a> (par exemple le dimanche), un registre spécial mentionne le nom des salariés soumis à ce régime particulier de repos.

Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail qui le vise au cours de sa visite.

Ce registre est communiqué aux salariés qui en font la demande.

Quel est le contenu du registre spécial du repos hebdomadaire ?

Il précise le jour de repos hebdomadaire de chaque salarié. Ce registre est mis à jour lors du changement du repos hebdomadaire.

Quelles sont les sanctions en l'absence de registre spécial du repos hebdomadaire ?

L'absence de registre spécial du repos hebdomadaire peut être sanctionnée d'une amende de <span class="valeur">1 500 €</span> par salarié concerné.

En cas d'organisation du travail par relais, par roulement ou par équipes successives, un registre ou un tableau et tenu à jour.

Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail et des membres de la délégation du personnel au <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R51167">CSE</a>.

Quel est le contenu du registre ou tableau organisant le travail en équipe ?

Ce registre ou ce tableau indique la composition nominative de chaque équipe.

Quelles sont les sanctions en l'absence de registre ou tableau organisant le travail en équipe ?

L'absence de registre ou tableau organisant le travail en équipe peut être sanctionnée d'une amende de <span class="valeur">1 500 €</span> par salarié concerné.

Le registre des vérifications électriques permet de regrouper les documents (attestations, consignes, rapports, etc.) concernant les contrôles électriques que l'employeur effectue ou fait effectuer.

Ce registre est tenu à la disposition des agents de contrôle de l'inspection du travail.

Quel est le contenu du registre des vérifications électriques ?

Ce registre contient les résultats des vérifications électriques, les justifications des travaux et modifications effectués pour corriger les défauts constatés.

Quels documents sont annexés au registre des vérifications électriques ?

Les rapports établis à la suite de ces vérifications effectuées par un organisme accrédité sont annexés à ce registre.

Le registre de comptabilité des travailleurs à domicile sert à assurer le suivi précis des travaux confiés aux travailleurs à domicile, de leur rémunération et des fournitures mises à leur disposition.

En cas d'embauche d'un <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=F58">travailleur à domicile</a>, l'employeur doit remplir un registre de comptabilité des matières premières et des fournitures destinées au travailleur.

Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail.

Quel est le contenu du registre de comptabilité des travailleurs à domicile ?

À l'entrée dans l'établissement, le registre doit comporter les informations suivantes :

• Date d'entrée
• Quantité
• Nature de chaque article.

À la remise de l'ouvrage aux travailleurs, le registre doit comporter les informations suivantes :

• Date de remise
• Quantité
• Nature de chaque article
• Nature de l'ouvrage
• Nom du travailleur.

À la livraison de l'ouvrage par les travailleurs, le registre doit comporter la date de la livraison.

Quelles sont les sanctions en cas d'absence de registre de comptabilité des travailleurs à domicile ?

L'absence de registre de comptabilité des travailleurs à domicile peut être sanctionnée d'une amende de <span class="valeur">450 €</span>

Le registre des activités de traitement permet de <span class="miseenevidence">recenser les traitements de données</span> et d'avoir d’une vue d’ensemble des utilisations de ces données personnelles.

Quelles sont les entreprises concernées par le registre des activités de traitement des données personnelles ?

L’obligation de tenir un registre ne s'applique pas à toutes les entreprises. En fonction de la taille de l’entreprise et des données traitées, il peut être obligatoire.

Quel est le contenu du registre des activités de traitement des données personnelles ?

<span class="miseenevidence">Pour chaque activité de traitement,</span> la fiche de registre doit comporter au moins les éléments suivants :

• <span class="miseenevidence">Nom et les coordonnées </span>du responsable du traitement des données
• <span class="miseenevidence">Finalités</span> du traitement
• Catégories<span class="miseenevidence"> de personnes</span><span class="miseenevidence"> concernées</span>
• Catégories de <span class="miseenevidence">données personnelles</span> (exemples : identité, situation familiale, économique ou financière, données bancaires, données de connexion, donnés de localisation)
• <span class="miseenevidence">Catégories de destinataires</span> auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées
• <span class="miseenevidence">Transferts</span> de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale et, dans certains cas très particuliers, garanties prévues pour ces transferts
• <span class="miseenevidence">Délais prévus pour l'effacement</span> des différentes catégories de données, c’est-à-dire la durée de conservation, ou sinon les critères permettant de la déterminer
• <span class="miseenevidence">Description générale des mesures de sécurité</span> techniques et organisationnelles mise en œuvre.

Quelle est la forme du registre des activités de traitement des données personnelles ?

Le registre se présente sous une forme écrite y compris la forme électronique.

La <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R34268">Cnil</a> met à disposition des <a href="https://www.cnil.fr/fr/RGPD-le-registre-des-activites-de-traitement" target="_blank" rel="noopener">modèles de registre de traitement</a>.

Quelles sont les sanctions en cas d’absence de registre des activités de traitement des données personnelles ?

L’absence de registre des activités de traitement des données personnelles peut entraîner une amende.

Le <a href="https://www.cnil.fr/fr/cnil-direct/question/sanctions-comment-est-fixe-le-montant-de-lamende" target="_blank" rel="noopener">montant de l’amende</a> est déterminé par la <a href="https://www.cnil.fr/fr/la-cnil/membres?field_commissaire_mandat_cnil_value=Restreinte" target="_blank" rel="noopener">formation restreinte de la CNIL</a> <span class="miseenevidence">au cas par cas</span> en tenant compte, notamment des éléments suivants :

• Nature ou gravité du manquement
• Nombre de personnes concernées
• Fait que la violation est commise délibérément ou par simple négligence
• Catégories de données concernées
• Taille et situation financière de l'organisme dans la mesure où le montant de l'amende doit être proportionné.