Comment se préparer à l’obligation de facturation électronique ?

Avant de mettre en place la <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=F23208">facturation</a> électronique, il faut <span class="miseenevidence">déterminer les obligations applicables à son entreprise</span>.

Les obligations dépendent de la taille de l’entreprise :

Une fois les obligations identifiées, il est essentiel d'<span class="miseenevidence">analyser la manière dont les factures circulent au sein de l'entreprise</span>. Cette étape permet d'anticiper les changements liés à la facturation électronique et d'adapter les processus internes.

Identifier les opérations concernées

La première étape consiste à recenser les opérations réalisées par l'entreprise afin d'identifier celles qui relèvent de la facturation électronique (e-invoicing) et/ou de la transmission de données (e-reporting).

Différents éléments doivent être analysés :

• la <span class="miseenevidence">taille de l'entreprise</span>, qui détermine la date d'entrée en vigueur des obligations de facturation électronique
• la <span class="miseenevidence">typologie de la clientèle</span> (entreprises françaises, particuliers, clients étrangers)
• la <span class="miseenevidence">nature de l'activité</span> (vente de biens, prestation de services ou les deux)
• le <span class="miseenevidence">régime de TVA</span> (régime réel normal, régime simplifié ou <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=F21746">franchise en base de TVA</a>)

Afin de prendre facilement connaissance des obligations applicables à l'entreprise en matière de facturation électronique, il est possible de réaliser le test :

Adapter les outils et les processus internes

La cartographie des flux de facturation permet également :

• d'adapter les outils actuellement utilisés à la facturation électronique
• d'adapter les processus internes de l'entreprise
• de choisir une solution de transmission adaptée aux besoins de l'entreprise

Organiser le suivi des factures reçues

La facturation électronique impose un suivi des factures reçues tout au long de leur cycle de vie.

Il convient notamment de mettre en place une procédure permettant :

• de vérifier chaque facture dès sa réception
• de la valider lorsqu'elle est conforme
• de signaler directement sur la plateforme toute anomalie (erreur, facture non conforme ou désaccord)

Anticiper le traitement des factures impayées

Lorsqu’une facture entre entreprises n’est pas payée et n’a pas été contestée, elle est considérée comme une dette reconnue.

Dans ce cas, la <span class="miseenevidence">procédure de recouvrement des <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R76829">créances commerciales</a> incontestées</span> peut être utilisée. Elle permet au fournisseur de lancer une demande officielle de paiement auprès du client.

Le client dispose alors d’un délai pour payer ou contester la facture. En l’absence de réaction ou de contestation par le client, la dette devient officiellement reconnue et peut faire l’objet d’un <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R1056">titre exécutoire</a> permettant d’en obtenir le paiement de manière forcée si nécessaire.

Avant de choisir une plateforme agréée ou une solution compatible, il est recommandé de vérifier les fonctionnalités proposées, les services disponibles et leur adéquation avec les besoins de l'entreprise.

Comprendre le rôle d'une plateforme agréée

Pour passer à la facturation électronique, les entreprises doivent obligatoirement <span class="miseenevidence">recourir à une <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R75653">plateforme agréée</a> (PA)</span>, auparavant appelée <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R74143">PDP</a>. La PA est le seul intermédiaire reconnu par l’administration fiscale pour l’émission, la réception et la transmission des factures électroniques ainsi que des données de facturation, de transaction et, le cas échéant, de paiement.

Les entreprises peuvent toutefois utiliser une <span class="miseenevidence"><a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R75654">solution compatible</a> (SC)</span>. Cette dernière n’est pas immatriculée par l’administration : elle ne peut donc ni transmettre les factures directement à l’administration fiscale, ni agir en tant qu’intermédiaire officiel pour la transmission des données de transaction et/ou de paiement. Elle est toutefois raccordée à une plateforme agréée, ce qui lui permet de satisfaire à ses obligations réglementaires.

Pour bien choisir le logiciel de facturation, une <span class="miseenevidence">liste des plateformes agréées immatriculées</span> est disponible :

Distinguer une plateforme agréée d'une solution compatible

Un <span class="miseenevidence">logo spécifique « Plateforme agréée »</span> a été créé afin d’aider les entreprises à identifier facilement ces plateformes :

Un <span class="miseenevidence">logo spécifique « Solution compatible »</span> a également été créé, pour reconnaître les solutions informatiques, raccordées une plateforme agréée :

Vérifier les fonctionnalités proposées par la plateforme

La <span class="miseenevidence">plateforme agrée (PA)</span> constitue l’unique intermédiaire reconnu par l’administration fiscale pour l’<span class="miseenevidence">émission, la réception et la transmission des factures électroniques</span> ainsi que pour la <span class="miseenevidence">transmission des données de facturation, de transaction et, le cas échéant, de paiement</span>.

Les fonctions assurées par une PA sont multiples :

• Émettre, transmettre, réceptionner les factures électroniques du fournisseur au client
• Extraire et transmettre certaines données de la facture à l’administration fiscale
• Transmettre les données de transactions entre l’entreprise et le client qui ne font pas l’objet d’une facture électronique à l’administration
• Transmettre les données de paiement pour certaines opérations
• Contrôler la conformité des données de transaction et des factures émises
• Assurer le suivi des factures électroniques

C’est donc un nouvel intermédiaire obligatoire qui offre des prestations sécurisées et soumis à un contrôle strict, puisque cette dernière est immatriculée par l’administration fiscale.

Vérifier le rattachement à une plateforme agréée

Il est possible de <span class="miseenevidence">vérifier facilement son rattachement à une plateforme agréée</span> ou celui de son client en consultant l’<span class="miseenevidence">annuaire de la facturation électronique</span>.

L’annuaire de la facturation électronique recense les entreprises et entités publiques assujetties aux obligations d’émettre et de recevoir des factures électroniques. Il indique, pour chacune, la plateforme agréée chargée de la réception des factures électroniques ainsi que les adresses électroniques de facturation.

Changer de plateforme agréée, si nécessaire

Il est <span class="miseenevidence">possible de changer de plateforme agréée</span> à tout moment si la solution utilisée ne répond plus aux besoins de l'entreprise.

La nouvelle plateforme agréée choisie effectue les démarches nécessaires pour enregistrer le changement et mettre à jour les informations de l'entreprise dans l'annuaire de la facturation électronique.

Les nouvelles informations sont enregistrées dans un <span class="miseenevidence">délai maximal de 15 <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R17508">jours ouvrables</a></span> après l'accord de l'ancienne plateforme, ou à l'issue du délai dont elle dispose pour s'y opposer.

<span class="miseenevidence">L'ancienne plateforme ne peut s'opposer</span> au changement que dans des cas limités, notamment lorsqu'elle dispose d'éléments remettant en cause la demande de changement de l'entreprise.

Pendant <span class="miseenevidence">1 an</span> après le changement, l'ancienne plateforme continue d'assurer certains services afin de garantir la continuité de la réception des factures électroniques.

À la demande de l'entreprise, l'ancienne plateforme transmet à la nouvelle les informations nécessaires pour assurer la continuité de l'activité. Cette transmission intervient dans un délai de <span class="miseenevidence">5 <a href="https://www.pignans.fr/mes-demarches-entreprises/?xml=R17509">jours ouvrés</a></span>.